Alguma vez se questionou porque é que o seu evento não correu tão bem se tinha tudo para dar mais que certo? Aqui podemos ter a explicação para isso. Podem haver alguns erros que esteja a cometer sem se aperceber.
Apresentamos, em seguida, uma lista dos que consideramos mais importantes:
1 – Briefing
Se por ventura tiver de passar o briefing do seu evento a alguém (colaborador, ou alguma empresa especializada em eventos), não oculte nenhum pormenor. Mesmo que considere que determinada informação seja irrelevante, a verdade é que pode ser essencial e pode condicionar o sucesso do evento. Todas as informações são muito muito importantes para que o evento corra bem.
2 – Preparação do evento
Na preparação do evento deve ter em conta o espaço físico do evento. Desloque-se ao local ou envie uma equipa de confiança que analise todos os detalhes do local e perceba tudo o que é necessário para a presença da sua marca, naquele evento e naquele espaço (pontos de luz, pontos de fixação, medidas, sistema de som e imagem, entre outros). Tudo deverá ser analisado ao detalhe, sob pena de algumas situações não serem salvaguardadas e depois, no último momento, seja necessária a resolução de problemas a minutos no início do evento e que poderiam ser facilmente evitáveis com um bom planeamento.
Outro erro comum é não se ter em conta o público do evento e não se trabalhar para ele. Devemos saber ouvir e ter o foco no que realmente interessa ao cliente, o que identifica a marca e evitar o gosto pessoal.
3 – Comunicação
Uma deficiente divulgação resultará num desperdício de um bom trabalho. Aposte bastante neste item antes, durante e depois do evento.
Tenha atenção aos brindes! Mesmo que acredite que este será um investimento disparatado, pense nas vantagens que podem trazer à marca. Têm é de ser brindes úteis! Muitas empresas optam por não colocar brindes à disposição das pessoas. Isso poderá ser um erro, na medida em que o brinde, fará com que a marca acompanhe a pessoa depois de sair do evento.
4 – Evento
Tornar o produto ou serviço tangível será sempre o melhor caminho. As pessoas gostam de sentir, ver e experimentar – uma experiência memorável criará impacto e tornará a marca reconhecida e recordada. Fale, apresente, convide a experimentar, demonstre que o seu produto é bom e que é relevante. Comunique-o de forma criativa.
5 – Pós-Evento
Aqui acontecem muitas vezes falhas que poderiam ser facilmente evitáveis. A ideia generalizada é que o trabalho finaliza com o evento e não é verdade. É Fundamental recolher feedback. Saber ouvir e aprender com isso é imperativo. Os erros que normalmente acontecem, dá próxima vez, poderão ser evitados.
Partilhar os resultados (com fotos ou vídeos) são aspectos fundamentais para um follow-up sério e correcto.
A preparação de um evento é algo que requer muito trabalho de preparação e atenção aos detalhes.. Normalmente, exige uma mobilização grande de recursos mas é um veículo de comunicação muito importante para qualquer empresa ou marca.
Todos estes erros devem ser evitados para que o seu evento seja um verdadeiro sucesso!!! Para si, para a marca e para quem participa.
